電話応対マニュアル本にはない？私なりのコツ

こんにちは。みみです。

今日は、電話応対の話です。

私は社会人になったときから電話応対がとにかく苦手で、マニュアル本を読み漁り、1日講座にも行きました。先輩方にもたくさん怒られ、最近やっと人並みの対応はできるようになったかな？と感じています。

3コール以内に取る、などの基本的なことは本を読めばわかるので、それ以外のコツを3つご紹介します。

1.電話機はいつも清潔に

前の会社が、電話機は隣の席の人と一緒に使うという形でした。私はしっかり聞こうとして受話器を耳に押し当てるクセがあり、そのため受話器にファンデーションや口紅が付いてしまうようなのです。(隣の席の先輩に注意されるまで気がつきませんでした…。)

その事に気づいて以来、ちょくちょく受話器が汚れていないかチェックするようになりました。ボタンなんかも結構汚れているんですよ！

電話機はいろんな人が使うので、清潔を保ちましょう。

2.よくかかってくる相手先をリスト化

どこの会社でも、よくかかってくる取引先というのがあります。そういうところだと、会社名や名前を名乗らないこともあります…困りますね。

そこで、私は電話がかかってくる可能性の高いところはリスト化し、普段から確認できるようにしていました。

暗記するのがベストだし、たくさん電話を取れば多少は頭に入りますが、電話をとるまでがとにかく不安じゃないですか？

不安でいっぱいだと、大事な情報を聞き漏らしたり、失敗しがちです。

リスト化するとこれを見れば分かるという安心感がもてるので、心に余裕がある状態で電話を取れます。すると、聞き漏らしも減りますよ！

3.場数を踏んで電話に慣れる

皆さんは、普段電話を使いますか？

職場での電話以前に、電話で話すことに慣れるのが大切です。

電話応対が苦手なのって若い世代に多いと思いますが、スマホが普及する以前の上の世代の方々は、電話で話す機会が今より格段に多かったはずです。

私はその世代ではないですが、子どものころは公衆電話で自宅にかけたり、友達の家に電話したりしていました。私の親世代は、彼女の家に電話してお父さんが出るという恐怖体験(?)もしていたり…とにかく場数を踏んでいます。

電話自体に慣れていなければ、怖いのは当たり前です。

私が電話に慣れるための私のオススメは、「お店に電話をかけること」です。

家族や友達に電話するのでも良いのですが、知り合いだと緊張感が足りないので、他人にかけた方が効果があります。

美容院や飲食店などを予約するときに、ぜひ電話をかけてみて下さい。電話代しかコストはかからないし、話し方が悪いとか怒られることが絶対ないので(^^)

店員さんの受け答えを聞くことも勉強になります。

今の会社は立場上電話応対がほぼないのですが、練習のために、たまに電話を使うようにしています。何事も練習あるのみ！ですね。